Como cadastrar um modelo de checklist?
O cadastro de modelos de checklists tem como objetivo padronizar as verificações realizadas pelos motoristas, garantindo uniformidade na execução dos procedimentos e facilitando o acompanhamento da condição dos itens dos veículos ou de processos internos. Essa padronização permite maior controle sobre a rotina operacional, identificação rápida de falhas ou inconformidades, além de contribuir para a manutenção preventiva e a segurança da frota. Os modelos criados servirão como base para os checklists executados nos aplicativos integrados ao sistema.
Como cadastrar um modelo de checklist
O modelo de checklist deve ser cadastrado para que os executores sigam uma lista padronizada de itens a serem verificados, marcando cada um como conforme ou não conforme, com o objetivo de registrar o estado dos componentes e permitir o acompanhamento e a correção de eventuais irregularidades.
É possível cadastrar múltiplos modelos de checklist, adaptando-os às necessidades específicas da operação — como tipos diferentes de veículos, turnos de trabalho, ou rotinas internas específicas.
O cadastro dos modelos deve ser feito através do Módulo Checklist > Modelos > Cadastrar.
Ao clicar em cadastrar serão exibidos, primeiramente, os campos do cabeçalho.
Nome do Modelo: Campo destinado à identificação do modelo. Este nome será utilizado para consultas, filtros e organização dos registros.
Tipo Modelo: A plataforma oferece três opções para esse campo.
- Único - Modelo independente, sem vínculo com outro checklist.
- Saída - Utilizado quando há a exigência de execução de um checklist antes da saída do veículo ou equipamento.
- Retorno - Utilizado quando há a exigência de execução de um checklist no retorno do veículo ou equipamento.
Quando selecionado o tipo Saída ou Retorno, será obrigatório estabelecer um vínculo com o modelo complementar, ou seja, um checklist de Retorno deve estar vinculado a um de Saída e vice-versa. Esse vínculo permite análises comparativas entre as execuções de saída e retorno, facilitando a avaliação da integridade dos itens verificados.
Modelo Vinculado: Caso tenha sido selecionada a opção Saída ou Retorno no campo anterior, será necessário informar aqui o modelo complementar correspondente para criar o vínculo obrigatório.
Checklist de Veículo: Essa opção deve ser marcada apenas quando o checklist for aplicado a veículos. Caso contrário — por exemplo, em checklists de pátio, documentação ou processos internos —, essa caixa não deve ser selecionada. A finalidade dessa distinção é permitir o uso de checklists para finalidades diversas dentro da operação.
Aferição: Este campo será exibido somente se a opção Checklist de Veículo estiver marcada. Define se o preenchimento da quilometragem ou hora de motor serão obrigatórios na execução do checklist.
Frequência: Define com que regularidade o checklist será gerado para execução. As opções disponíveis são a Não Periódica, Diária, Semanal, Mensal, Semestral, Anual, Contínua e A Cada Duas Semanas.
Próxima Execução: Define a data em que o modelo deverá começar a gerar checklists, considerando a frequência selecionada.
Execução
Nesta etapa, devem ser definidas as regras de quem poderá executar o checklist vinculado a este modelo. A plataforma oferece três possibilidades.
- Realizado pelo Motorista - Essa opção deve ser marcada quando a operação trabalha com frota fixa, ou seja, quando há um vínculo estável entre o motorista e uma placa específica. Ao habilitá-la, o sistema disponibilizará o checklist apenas para os motoristas engatados às placas vinculadas.
- Realizado por Executor Fixo - Quando marcada, esta opção indica que apenas um colaborador específico será responsável pela execução do checklist. Ao selecioná-la, será exibido um novo campo para que você escolha o colaborador fixo que atuará como executor do modelo.
- Selecionar Executores - Essa opção permite selecionar um ou mais colaboradores que poderão executar o checklist com base neste modelo. Ao habilitá-la, será exibida uma lista com os colaboradores cadastrados, e você poderá marcar aqueles autorizados a realizar a execução.
Exigir aprovação: Ao habilitar essa opção, a plataforma exigirá que o checklist executado passe por uma etapa de aprovação antes de ser considerado finalizado.
Com isso, o checklist ficará disponível na coluna "Executados", aguardando que o gestor ou responsável acesse a plataforma e realize a aprovação manualmente, confirmando que o preenchimento foi feito de forma adequada e que os dados registrados são válidos. Ao marcar esta opção, é importante considerar que a geração de novos checklists pode ficar condicionada à aprovação do checklist anterior, dependendo da frequência definida para o modelo.
Esse comportamento será detalhado no próximo tópico, que aborda as frequências e regras de geração automática de checklists.
Aplicação de modelo de checklist: A plataforma permite que você personalize a aplicação do modelo de checklist de acordo com a necessidade da operação. Assim, o modelo pode ser direcionado a um grupo específico de veículos ou de forma ampla, conforme os critérios definidos. As opções disponíveis são:
- Todos os Veículos: O modelo de checklist será aplicado automaticamente a todos os veículos ativos cadastrados na plataforma, sem necessidade de seleção individual.
- Categorias de Veículos: Permite aplicar o checklist apenas aos veículos pertencentes a categorias específicas (Ex.: Cavalo mecânico, Carreta, Van) Ao selecionar essa opção, uma nova aba será exibida para que você defina as categorias desejadas.
- Modelos de Veículos: Semelhante à seleção por categoria, mas nesse caso, a aplicação será feita com base no modelo do veículo (Ex.: Scania R440, Volvo FH etc).
- Unidades de Negócio: Após a configuração das unidades de negócio na plataforma (ex.: Puxada, Empurrada), ao selecionar essa opção, o checklist será aplicado exclusivamente aos veículos vinculados às unidades selecionadas.
- Veículos Selecionados: Utilizado quando você deseja aplicar o checklist a placas específicas, uma a uma, de forma manual e individualizada.
Uma vez que todas as informações do cabeçalho do modelo estejam preenchidas, o próximo passo será realizar o cadastro dos itens que deverão ser verificados na execução do checklist, cuja conformidade será registrada pelo executor.
Ordem: Permite organizar a sequência em que os itens serão exibidos durante a execução do checklist. Caso queira alterar a posição de um item, basta digitar no campo “Ordem” o número da posição desejada. (Exemplo: Se você cadastrou 10 itens e percebe que o 11º deveria ser o 1º, informe “1” no campo ordem desse item e ele será automaticamente reposicionado)
Nome do item: Descrição do item a ser verificado. Este será o texto exibido para o executor no momento do checklist. Pode ser cadastrado de diferentes formas, como uma pergunta (“Lâmpada dianteira esquerda está funcionando?”), indicação (“Verificar lâmpada dianteira esquerda”) ou apenas o nome do item (“Lâmpada dianteira esquerda”).
Grupo: Selecione o grupo ao qual este item pertence, permitindo organizar os itens por áreas (Ex.: Elétrica, Acessórios, Documentação etc).
Ordem de Serviço quando não conforme: Define se, ao apontar o item como “Não Conforme”, será aberta uma Ordem de Serviço (OS). Existem três opções.
1. Não Abre - Nenhuma OS será aberta. Caso o executor aponte como não conforme, o item permanecerá com esse status, sem possibilidade de vincular à uma OS, mesmo que seja aberta manualmente.2. Abertura Automática - Sempre que o item for marcado como não conforme, uma OS será aberta automaticamente, vinculada diretamente ao checklist que a originou. Ao escolher esta opção, é possível configurar o comportamento da OS.
3. Incluir o serviço em uma OS já existente - Caso essa opção seja marcada e, no momento da marcação desse item como “Não Conforme” já exista uma OS no status “Em Aberto” para a mesma placa, o serviço será incluso nessa OS. O acompanhamento será realizado a partir de uma única ordem, com serviços que podem ter originado de outros checklists ou manutenções.Sempre abrir uma nova OS com o serviço: Uma nova OS será criada, independente da existência de outras em aberto.
Importante: Se mais de um item do mesmo checklist estiver configurado para abertura automática, será gerada apenas uma OS com todos os itens não conformes desse checklist.
- Sugerir o Serviço na Abertura Manual: O sistema não abre automaticamente uma OS, mas os itens marcados como não conforme aparecerão como sugestão no momento da abertura manual de uma nova OS.
Perguntar o estado do item: Se habilitado, o executor deverá informar o estado do item, escolhendo entre as opções Ótimo, Bom, Ruim ou Péssimo.
Exigência foto: Define se o envio de foto será opcional ou obrigatório na execução do checklist. Opção está dividida entre três campos.
- Opcional: O campo de foto estará disponível, mas não será obrigatório.
- Obrigatória: O executor não conseguirá finalizar o checklist sem enviar a foto do item.
- Obrigatória quando não conforme: A foto será obrigatória apenas se o item for marcado como não conforme. Se a foto não for tirada, o APP não permite o envio do checklist.
Detalhamento de execução: Espaço destinado para inserir orientações específicas sobre a verificação do item, auxiliando o executor, caso identifiquem necessidade. (Exemplo: “Verifique se a luz alta acende normalmente e se não está queimada”)
Você conseguirá adicionar um novo item para preenchimento clicando no botão “Adicionar Item”, que fica ao lado do botão de “Salvar Modelo”, no rodapé da página.
Observações finais
O cadastro de modelo de checklist pode ser realizado por usuários com tipo de perfil de acesso Coordenação, Gerencial e Administrador.
Em caso de dúvidas, entre em contato com o nosso suporte através dos canais disponíveis 😊
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