O cadastro de colaboradores e usuários tem como objetivo registrar na plataforma todas as pessoas envolvidas na operação da frota e, entre elas, identificar quais terão acesso ao sistema WEB. Além disso, é nessa etapa que se define a liberação de acesso aos aplicativos disponibilizados, como o Checklist e o Combustível. 

1 - Qual é a diferença entre os cadastros de colaboradores e usuários?  

O colaborador é qualquer pessoa envolvida na operação da frota, não sendo, necessariamente, um usuário da plataforma web. Nesse grupo estão incluídos, por exemplo, motoristas, mecânicos, assistentes, analistas, gestores de frota, entre outros. 

Já os usuários são aqueles que efetivamente acessam e utilizam a plataforma. Todo usuário é, necessariamente, um colaborador da empresa, mas nem todo colaborador será um usuário. 

Ambos os cadastros (colaboradores e usuários) podem ser realizados de forma individualizada. No entanto, caso uma mesma pessoa seja cadastrada em ambas as telas, é preciso que os dados de CPF e e-mail sejam idênticos. Isso porque a plataforma realiza o vínculo entre esses cadastros com base nessas informações e, em caso de divergência, podem ocorrer falhas em sua utilização. 

2 - Como cadastrar um colaborador 

O cadastro do colaborador é realizado através do módulo Frota > Menu Cadastros > Colaboradores 

Nesta tela, se abrirá a lista de colaboradores já cadastrados e a opção Cadastrar, que é onde você vai clicar para iniciar o preenchimento do cadastro 

 
 

Agora, vamos ao preenchimento dos campos. A tela fica dividida entre as áreas de Dados Principais, Endereços e Contatos. Os campos sinalizados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.  

 

1. Física/ Estrangeiro:  Neste campo, informe se a pessoa cadastrada é brasileira ou estrangeira. Essa seleção impacta na nomenclatura de outros campos, como CPF/ Documento e endereço. 
   

1. CPF/ Documento: Caso seja selecionada a opção “Física”, o campo exibido será “CPF”. Para “Estrangeiro”, o campo será “Documento”, considerando que a pessoa pode não possuir CPF. 

1. Nome: Informe o nome completo da pessoa. Esse dado será utilizado em buscas dentro da plataforma. 

1. Categoria: Refere-se ao cargo ou função da pessoa na operação. Caso não encontre uma categoria específica, recomendamos utilizar a opção “Colaborador”. 

1. E-mail: Se o colaborador também for cadastrado como usuário, é obrigatório que o e-mail informado seja válido, pois será utilizado para o acesso à plataforma web.  

1. Telefone: Segue a mesma lógica do e-mail. Caso o colaborador também seja um usuário, o telefone deve ser válido, pois será utilizado em validações de segurança.  

1. Matrícula: Campo opcional. Se a operação utilizar número de matrícula para controle interno, ele pode ser inserido aqui. Caso contrário, o CPF pode ser utilizado como referência. 

Endereços 
Caso a opção “Física” tenha sido selecionada nos dados principais, os campos disponíveis para preenchimento serão: 

3 - Cadastro de usuário a partir do cadastro de colaborador 

Quando um colaborador também for usuário da plataforma web, é possível gerar seu cadastro de usuário diretamente a partir do registro de colaborador, reaproveitando as informações já preenchidas. Esse processo é realizado por meio do caminho: Módulo Frota > Menu Cadastros > Colaboradores. 

Localize na lista o colaborador para o qual será concedido o acesso de usuário. Em seguida, clique no botão de ações (três pontos) e selecione a opção “Gerar Login”. 

 


 
Ao clicar em Gerar Login, um novo menu de configuração será exibido. Nele, será possível definir o tipo de acesso que será concedido ao colaborador. 

 

 
Selecione o Perfil: Neste campo, você deve definir qual perfil será atribuído ao usuário. Essa escolha determinará a quais telas e funcionalidades ele terá acesso e quais ações poderá executar na plataforma. (Para saber mais sobre os perfis de acesso, clique aqui para acessar um artigo sobre este tema) 

Usuário APP: Se esta opção for marcada como “Sim”, o sistema criará automaticamente o acesso ao aplicativo. O login será o CPF do colaborador e a senha inicial (PIN) corresponderá aos quatro primeiros dígitos do CPF. 

Caso a opção seja marcada como “Não”, não será gerado login para o aplicativo e o sistema passará a validar o campo de e-mail, que se torna obrigatório. Se o e-mail estiver em branco, uma mensagem será exibida solicitando o preenchimento. Nessa situação, será necessário editar o cadastro para inserir um e-mail válido. 

Após o preenchimento dos campos, clique em “Salvar Login”. Se o campo “Usuário APP” estiver marcado como “Sim”, a coluna correspondente na listagem de colaboradores será atualizada para refletir essa informação. 

 
Além disso, o colaborador também passará a constar na listagem de usuários, disponível em Configurações > Menu Acesso > Usuários. 

4 - Como cadastrar um usuário 

Para que um usuário tenha acesso e possa utilizar os recursos da plataforma Gestran Frota, ele precisa estar devidamente cadastrado como usuário com telefone e e-mail válidos. Esse cadastro deve ser realizado no Módulo Configurações > Menu Acesso > Usuários 

 


 

Nesta tela, se abrirá a lista de usuários já cadastrados e a opção “Cadastrar”, que é onde você vai clicar para iniciar o preenchimento do cadastro 

 


 

Agora, vamos ao preenchimento dos campos. A tela fica dividida entre as áreas de Dados de Cadastro, Empresas e Horários de Acesso ao Sistema. Os campos sinalizados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. 

Dados de Cadastro 

1. Identificação: Nome reduzido do usuário, com até 20 caracteres.
   

2. CPF: Informe o número do CPF do usuário. 
   

3. Nome Completo: Mesmo critério do cadastro de colaboradores. Deve-se informar o nome completo do usuário, que será utilizado em pesquisas dentro da plataforma. 
   

1. E-mail: Informe um e-mail válido, este endereço será utilizado para o acesso à plataforma. Além disso, no primeiro acesso, em processos de recuperação de senha e na autenticação em dois fatores, os e-mails de ativação serão enviados para este endereço. 

1. Celular: Seguindo a mesma lógica do campo de e-mail, deve ser informado um número de telefone válido. 

1. Empresa: Em bases com múltiplas filiais cadastradas, será necessário selecionar a empresa à qual o usuário está vinculado. 

1. Selecione os tipos de Perfil de Usuário: Defina o perfil de acesso que será atribuído ao usuário. Essa escolha determinará as telas e funcionalidades que estarão disponíveis, bem como as ações que ele poderá executar na plataforma.  (Para saber mais sobre os perfis de acesso, clique aqui para acessar um artigo sobre este tema) 
   
2. Autenticação de dois fatores a cada: Defina a periodicidade, em dias, com que o usuário deverá realizar a autenticação em dois fatores. O intervalo pode ser de, no mínimo, 1 dia e, no máximo, 7 dias. 
   

1. Dias Expiração da Senha (máx 90): Informe em quantos dias a senha do usuário deverá expirar. Ao atingir esse prazo, o sistema exigirá que o usuário crie uma nova senha de acesso. O valor deve estar entre 30 e 90 dias. 

1. Imagem do Usuário: Campo opcional. Caso a operação utilize foto no cadastro de usuários, a imagem pode ser inserida aqui. Ela será exibida apenas no cadastro e não será utilizada em outras telas ou relatórios. 
   
2. Forma de Ativação do Usuário: Selecione a forma de ativação preferencial — e-mail ou SMS — para o primeiro acesso e para casos de autenticação em dois fatores. Recomendamos a utilização do e-mail, pois será o login padrão de acesso à plataforma. 
   

 

 Empresas 

 
Em bases que possuem múltiplas filiais cadastradas, será possível definir a quais empresas do grupo o usuário terá permissão para realizar lançamentos e consultas. 

 


 

Horários de Acesso ao Sistema 

 
O preenchimento desses campos determina os períodos em que o usuário poderá acessar o sistema. Há três opções de configuração: 

1. Sem restrições: O usuário terá acesso livre, sem bloqueios em qualquer horário ou dia da semana. 

1. Diário: Permite selecionar, individualmente, os dias da semana em que o usuário poderá acessar a plataforma, bem como o intervalo de horário permitido para cada dia. 

1. Semanal: Define horários de acesso com base em dias úteis (segunda a sexta-feira) e fins de semana (sábado e domingo). 
   

O cadastro de colaboradores pode ser realizado por usuários com qualquer tipo de perfil de acesso. No entanto, o cadastro de usuários está restrito aos perfis de nível Coordenação, Gerencial ou Administrador.