Automação de captura de NF-e via e-mail
A funcionalidade de importação automática de documentos fiscais do Gestran Frota tem como objetivo agilizar e simplificar o processo de registro de XMLs no sistema. Com ela, é possível configurar um e-mail específico, criado e definido pela empresa, para receber os documentos fiscais eletrônicos. Sempre que um XML for enviado para esse endereço, o sistema identificará o arquivo e realizará a importação automaticamente, registrando o documento no módulo: “Documentos Fiscais > Aba: Documentos Fiscais (Retornadas)”, sem a necessidade de intervenção manual.
1. Informações necessárias para cadastrar o e-mail:
Para que o time de atendimento da Gestran possa configurar o servidor de e-mail (IMAP) e permitir o acesso aos e-mails recebidos e enviados, são necessárias as seguintes informações:
- E-mail: Endereço determinado pela empresa, que será vinculado a plataforma para que acesse o e-mail e faça a captura das notas fiscais.
- Senha do E-mail: Importante para que a plataforma consiga acessar o e-mail para captura de notas.
- IMAP: É o protocolo de acesso a e-mails que permite visualizar as mensagens armazenadas no servidor sem necessidade de baixá-las para o dispositivo.
- Servidor de entrada ou Servidor IMAP: Um Servidor de Entrada, também conhecido como servidor IMAP - Internet Message Access Protocol (Protocolo de acesso a mensagem da internet), é um tipo de servidor de e-mail projetado para permitir que usuários acessem e gerenciem suas caixas de correio remotamente. Geralmente, um endereço de servidor IMAP começa com "imap." seguido pelo nome do provedor de email (por exemplo, imap.gmail.com).
- Porta do servidor de entrada: A porta do servidor de entrada é o número usado pelo servidor para receber e-mails. Geralmente, o número padrão para IMAP é 143 ou 993 (se o SSL estiver ativado).
- Servidor de saída (ou servidor SMTP): O endereço do servidor que envia e-mails geralmente começa com "smtp." seguido pelo nome do provedor de e-mail (por exemplo, smtp.gmail.com).
- Porta do servidor de saída: É o número usado pelo servidor para enviar e-mails. Normalmente, as portas padrão para SMTP são 587 ou 465 (se o SSL estiver ativado).
O acesso ao e-mail definido pela empresa não pode ter autenticação em dois fatores. Ou seja, o acesso deve ser feito apenas com usuário e senha simples. Isso ocorre porque a plataforma não consegue capturar notas quando o acesso ao e-mail requer mais de uma autenticação.
Após obter essas informações com seu provedor de e-mail ou com sua equipe de TI, por favor, encaminhe todos os dados para o atendimento da Gestran através do portal (https://gestran1.zohodesk.com/portal/pt-br/home), para que o e-mail possa ser devidamente configurado.
2. Configuração específica para e-mail Gmail:
Para contas Gmail, será necessário criar uma Senha de Aplicativo. Essa senha é uma combinação longa e gerada aleatoriamente, que deve ser utilizada no lugar da senha normal ao acessar aplicativos e dispositivos que não suportam a verificação em duas etapas.
Siga o passo a passo abaixo para criar uma Senha de Aplicativo em sua conta Gmail:
Ative a autenticação em dois fatores seguindo estas etapas:
- Abra sua Conta do Google.
- No painel de navegação, selecione "Segurança".
- Em "Como você faz login no Google", clique em "Verificação em duas etapas" e, em seguida, em "Primeiros passos".
- Siga as instruções exibidas na tela.
Ainda na sua conta Google, crie uma "Senha de Aplicativo" seguindo estas etapas:
1. Selecione “Segurança” no menu lateral.2. No campo de "Pesquisa" de sua conta Google, procure por "Senhas de App", conforme mostrado na imagem:3. Digite um nome, por exemplo “Gestran”, para identificação e clique em “Criar”:4. Copie a senha gerada e envie junto com as outras informações do e-mail para realizar a configuração: Segue a relação de todos os dados que precisam ser enviados ao atendimento da Gestran, após a ativação da autenticação em dois fatores e a criação da senha do App:5. Segue a relação de todos os dados que precisam ser enviados ao atendimento da Gestran, após a ativação da autenticação em dois fatores e a criação da senha do App:
- Endereço de E-mail:
- Senha:
- Senha do App:
- Servidor de recebimento de e-mail's:
- Porta de IMAP:
- Requer conexão segura:
- Método de criptografia IMAP:
3. Atenção para Usuários do Office 365:
Devido às políticas do Office365, a conexão externa para captura automática de e-mails pode ser bloqueada. Como solução, orientamos o seguinte:
- Crie um novo e-mail (pode ser do Outlook ou de outro provedor que permita acesso externo via IMAP/SMTP).
- Configure um redirecionamento automático dos e-mails recebidos no Office365 para esse novo endereço.
Dessa forma, os e-mails continuarão chegando normalmente na conta original e serão encaminhados para o novo e-mail, permitindo que o robô realize a captura automática das notas fiscais sem impedimentos.
4. Frequência de Verificação:
A plataforma Gestran realiza a verificação do e-mail cadastrado a cada 20 minutos. Após essa etapa, as notas passam por um processamento interno que pode levar até 40 minutos para serem exibidas na plataforma.
ATENÇÃO: Caso ocorra uma alteração de senha após a configuração, informar a equipe de atendimento para que possam atualizá-la na plataforma. Sem esse dado atualizado, não será possível realizar a autenticação e captura de notas.
Para qualquer dúvida ou ajuda, entre em contato com nosso suporte! 😊
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